Robotik Süreç Otomasyonu (RPA), yazılım robotlarına (botlar) ve yapay zekaya dayalı bir iş süreci otomasyon teknolojisi biçimidir. Genelde otomasyon kavramı karşımıza çıktığında karmaşık bir durummuş gibi algılarız. Buradaki otomasyondan kastımız insana ihtiyaç duymadan, üretim ve hizmetlerin kalitesini arttırmak amacıyla robot,makine,sensör ve bilgisayarların aynı sisteme dahil edilmesi; bunun sonucunda da  otomatik ve kontrollü çalışan sistemin oluşmasıdır. Kısacası otomasyon hayatımızın büyük bir bölümünü oluşturan bir sistemdir. RPA ile ilişkilendirecek olursak, RPA kapsamında robotların çalışması, otomasyona bağlıdır. Günümüzde Robotik Süreç Otomasyonu, yaygın olarak yazılım robotik olarak adlandırılır.

Robotik Süreç Otomasyonu Yazılımı Nasıl Çalışır?

Geleceğin teknolojisine bugünden ayak uydurmamıza olanak sağlayan RPA teknolojisi, dijitalde yer alan standart bir veri yapısına sahip, değişkenleri sistem üzerinde tanımlı tüm işlemler için kullanılır. Buradaki değişkenler, sizin önceden belirlemiş olduğunuz verilerin bir bütünüdür. Bu verileri programa girdiğinizde yazdırmak istediğiniz yazılımları bir çıktı olarak kolaylıkla görebiliyorsunuz. Sistemin bu kadar kolay olmasında yazılım robotlarının büyük bir etkisi bulunmaktadır.

Yazılım robotları, bir insan tarafından gerçekleştirilen tekrarlanan işlemleri tamamlayabilen bir yazılım parçasıdır. Tekrarlanan çeşitli görevleri yapmak için diğer sistemlerle iletişim kurar, yorumlar ve yanıtları tetikler. Yaptığı temel faaliyetlerden bahsedecek olursam:

• Uygulamalara giriş yapar, diğer sistemlere bağlanır ve gereken yerlerde sistemleri kontrol eder.
• Girilen verileri kopyalayıp yapıştırır.
• Dosya ve klasörleri taşır.
• Veri tabanlarından okur ve yazar.
• Belgelerden, PDF dosyalarından ve e-postalardan gelen içerikleri ayıklar ve işler.
• Hesaplamalar yapar.

Neden Robotik Süreç Otomasyonu?

Robotik Süreç Otomasyonu, çalışanlar ve iş verenler tarafından sıklıkla kullanılır. Popülaritesinin bu kadar yüksek olmasındaki başlıca en önemli etken yazılım robotlarının kullanılmasıyla iş gücünün azalması ve böylece planlanan işlerin kısa sürede bitmesidir. RPA‘nın sahip olduğu diğer yeteneklerini inceleyecek olursak:

• Farklı dijital manzaralarda gezinir. Buradaki dijital manzaralardan kasıt, bilgisayar ortamında tek pencereyle sınırlı olmayıp eş zamanlı olarak aynı pencerede gezinebilme şansınızın olmasıdır.
• Karmaşık sistemleri çözerek hata ve risk payını sıfıra indirir. En karmaşık satırları bile çözebilme şansınız yüksektir.
• Kurumsal düzeyde kullanılmasıyla birçok firmanın ilgisini çeker.
• Kolay bir kuruluma sahiptir, herhangi bir sistem alt yapısı gerektirmez.
• 7/24 çalışır ve bu sayede işlerin aksamasını engeller.
• Özellikle tekrarlanan süreçlerde ciddi bir maliyet avantajı yaratır.

Uygulama Alanları

• Sanayi ve Üretim
• Bankacılık ve Finans
• Sigortacılık
• E-Ticaret
• Telekomünikasyon ve Teknoloji
• Enerji ve Kamu
• Müşteri Hizmetleri
• Veri Taşıma ve Yönetimi

Yapılan araştırmalara göre, RPA Teknolojisi‘nin en çok Telekomünikasyon ve Bankacılık-Finans alanlarında kullanıldığı gözlemlenmiştir.

Müşteri Hizmetleri

Genellikle çağrı merkezleri, destek birimleri farklı sistemler ve uygulamalar üzerinden sıklıkla birbirini tekrarlayan, zorluk derecesi düşük işlerle ilgilenirler. Çağrı merkezini bir kişi aradığı zaman, çağrıyı üzerine alan görevli bir taraftan müşteriyi dinlerken aynı anda ilgili uygulamalardan bilgilere ulaşmaya çalışır. Hangi yöntem olursa olsun tüm bu süreçler çoğu zaman hataya ve yavaşlığa açıktır. İşte bu noktada RPA, çalışanların üzerinden büyük bir yükü almaktadır. Özellikle birbirini tekrarlayan, zorluk derecesi düşük konularda RPA büyük bir verimlilik sağlar. Örneğin; bankalar kredi kartının güncel borç bakiyesini öğrenmek isteyen müşterilerine, gerekli güvenlik doğrulamaları sonrası güncel bilgilerini insan çalışanlarının yardımına ihtiyaç duymaksınız aktarabiliyor. Bu eylemi de RPA‘nın yukarıda saymış olduğum “dijital manzaralarda gezinebilme” özelliği sayesinde yapabiliyorlar.

Bankacılık ve Finans

Bankacılık endüstrisinde müşterinin talebiyle sisteme yeni hesap ekleme, veri aktarma ve birden fazla giriş yapma, kredi kartı başvuru süreci gibi durumlarda bankalar RPA’yı sık sık kullanırlar. RPA‘nın “karmaşık problemleri çözme” özelliğini bu sektörde yaygın görmekteyiz.

Finans sektöründe ise, eldeki verilerin analizinde, içerik hizmetlerinde, sigorta taleplerinde ve karar yönetiminde iş verenler bu otomasyonu kullanırlar.

Veri Taşıma ve Yönetimi

Büyük veri gün geçtikçe büyüyor ve farklı kaynaklardan toplanıyor. Diğer taraftan bu verinin yönetimi, ölçülmesi ve analizi zorlaşıyor. Verinin manuel işlenmesi ve insan müdahalesine açık olması hata riskini arttırıyor. Hatalı veriler neticesinde şirketlerin aldığı kararlar, aksiyonlarda büyük bir sorun yaratıyor. Bu noktada farklı kaynaklardan gelen verinin standart bir şekilde işlenmesi robotik süreç otomasyonu ile sağlanır. Bu sayede yine çalışanlar birbirini tekrarlayan işler yerine daha verimli konulara zamanlarını ayırabiliyor ve şirketler insan hatasından arındırılmış sağlıklı verilere kavuşuyor.